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एक डेबिट नोट का उपयोग विक्रेता के खातों की मात्रा को कम करने के लिए किया जाता है या विक्रेता के घोषित मूल्य के आधार पर ग्राहक चालान की मात्रा बढ़ाने के लिए किया जाता है। एक डेबिट नोट अनिवार्य रूप से एक प्रक्रिया है जिसमें एक विक्रेता एक ग्राहक के इनवॉइस की कीमत को सही स्तर तक समायोजित करने के लिए एक विक्रय दस्तावेज़ को भरता है या सही स्तर तक विक्रेता की इनवॉइस की कीमत को समायोजित करता है। एक डेबिट नोट ऋण पर एकत्रित रूप से मदद नहीं करता है; यह यह सुनिश्चित करने के लिए काम करता है कि किसी ग्राहक से बकाया ऋणी राशि या ग्राहक से बकाया राशि सही है।

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जब एक विक्रेता ने डेबिट नोट प्रक्रिया का संचालन किया है, तो यह सामान्य रूप से होता है क्योंकि उसने ग्राहक को एक चालान को कम कर दिया था, आमतौर पर क्योंकि वह गलती से डिस्काउंट लागू करती थी। जब विक्रेता इस मुद्दे को पकड़ता है, वह एक डेबिट मेमो अनुरोध बनाता है

इस डेबिट मेमो अनुरोध का उपयोग शिकायतों में किया जाता है और एक विशिष्ट ग्राहक के लिए डेबिट मेमो का अनुरोध करता है। यदि ग्राहक के लिए मूल्य की गणना बहुत कम थी, मूल्य निर्धारण में अंतर डेबिट मेमो अनुरोध पर प्रदर्शित होता है और एक एकाउंटेंट को भेजा जाता है। लेखा विभाग तब ज्ञापन अनुरोध को अवरुद्ध कर सकता है, जब वह चालान, निर्धारित मूल्य और वास्तविक मूल्य की जांच करता है।

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जब क्रेडिट मेमो अनुरोध को मंजूरी दी जाती है, तो उस ग्राहक से जुड़े खातों को सही कीमत और सही चालान को प्रदर्शित करने के लिए समायोजित किया जाता है। इसका मतलब यह है कि कंपनी को बकाया कर्ज सही है, और कंपनी अपने उत्पाद या सेवा की पूरी कीमत पर कब्जा करेगा।