सोशल मीडिया और इंस्टेंट मेसेजिंग जैसे नए संचार प्लेटफार्मों की देखरेख में अनुपालन समाधान प्रदाता स्मरश शो द्वारा शोध के लिए वित्तीय सलाहकार फर्मों को अपने गेम में कदम उठाने की जरूरत है। 2016 इलेक्ट्रॉनिक संचार अनुपालन सर्वेक्षण रिपोर्ट अनुपालन अंतराल पर प्रकाश डाला गया और फर्मों को क्या करना चाहिए।

मुख्य निष्कर्ष

रिपोर्ट से कुछ महत्वपूर्ण निष्कर्ष यहां दिए गए हैं (अधिक के लिए, देखें: वित्तीय सलाहकारों के लिए शीर्ष अनुपालन सिरदर्द ।)

• अनुपालन की निगरानी के लिए पहले से कहीं ज़्यादा ज़रूरी है, लेकिन नौकरी भी अधिक चुनौतीपूर्ण होती जा रही है दायित्वों को पूरा करने के लिए, अनुपालन टीमों को मानव संसाधन, सूचना प्रौद्योगिकी और विपणन कर्मियों के साथ तालिका में एक सीट मिल रही है।
• पहले से कहीं ज्यादा संवाद करने के कई तरीके हैं सोशल मीडिया, टेक्स्ट मैसेज और त्वरित संदेश प्रत्येक चैनल प्रदान करते हैं जो अनुपालन परिधि का विस्तार करते हैं। अगर निरीक्षण में अंतराल है, तो कंपनियां अनुपालन जोखिमों के संपर्क में आ सकती हैं।
• अनुपालन विभागों को चिंता हो रही है कि उनकी संचार पर्यवेक्षण प्रक्रियाएं नहीं चल रही हैं, जो मौजूदा तरीकों से संगठनों में जोखिमों की पहचान नहीं करेंगे और वे उन क्षेत्रों पर कुशलता से संसाधनों को केंद्रित करने में नाकाम रहे हैं जो फर्म के लिए सबसे बड़ा जोखिम पेश करते हैं। संदेश की समीक्षा विशेष चिंता का विषय है

स्मार्ट अध्ययन, जो प्रतिधारण और इलेक्ट्रॉनिक संचार का निरीक्षण करता है, अपने छठे वर्ष में है हालांकि कुछ चिंताएं साल-दर-वर्ष के अनुरूप हैं, जैसे कि बढ़ी हुई विनियामक जांच और नए संचार चैनलों के अनुकूल होने की चुनौती, नए रुझानों में नई चुनौतियां उत्पन्न होती हैं स्मरश कहते हैं, "पॉलिसी, प्रवर्तन और प्रतिधारण के अंतराल उच्च रहती हैं, जिनकी वजह से वे न पहचाने गए धोखाधड़ी, त्रुटियों और विनियामक प्रवर्तन दंड के लिए कमजोर हैं।"

और उन दंड बढ़ रहे हैं। स्मरश ने कहा कि इलेक्ट्रानिक संचार मामलों से जुड़ी वित्तीय उद्योग नियामक प्राधिकरण द्वारा जुर्माना जाने वाले जुर्माना 2008 से 2015 के बीच दोगुने हो गए हैं, जब वे $ 6 थे। 20 लाख। सर्वेक्षण में कहा गया है कि इलेक्ट्रॉनिक संचार अनुपालन से संबंधित शीर्ष पांच समस्याएं हैं: नियामकों द्वारा निगरानी की जांच, निगरानी संबंधी दायित्वों के विरुद्ध कर्मचारी की गोपनीयता में संतुलन की जरूरत, नए संचार चैनलों के उद्भव, इलेक्ट्रॉनिक मैसेजिंग प्लेटफार्मों से उत्पन्न साइबर सुरक्षा खतरों और अपर्याप्त मानव संसाधन अनुपालन पर्यवेक्षण की जरूरत है (अधिक जानकारी के लिए, फ़िनरा ऑन फ़ॉर रेकॉर्ड ईयर ऑफ दंड्स 99 99>।) इसके अलावा, उन संसाधनों का अनुपालन कार्य केवल बोझ नहीं है। स्मरश ने कहा कि उत्तरदाताओं का 65% कहना है कि अनुपालन कार्य इलेक्ट्रॉनिक खोज या अन्य व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अनुरोधों को संभालने के लिए जिम्मेदार थे।10% से कम उत्तरदाताओं ने कहा कि उन्हें अगले 12 महीनों में संसाधनों में उल्लेखनीय वृद्धि की उम्मीद है। एक चौथाई से अधिक ने कहा कि अपर्याप्त बजट एक शीर्ष चिंता का विषय है, और 38% ने कहा कि मानव संसाधन की कमी चिंता का विषय थी, जो पिछले साल 30% थी।

अनुपालन परिधि

स्मरश ने अनुपालन परिधि के विस्तार में एक मुख्य चिंता का विषय बताया- इलेक्ट्रॉनिक चैनलों और उपकरणों का सेट जिसमें एक संगठन उपयोग करता है, जिसके लिए प्रशासन नीतियों, प्रतिधारण और पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है लेकिन क्या निर्धारित करता है कि संदेश एक व्यापार रिकॉर्ड है या नहीं, इसकी सामग्री है, जिसका अर्थ है अनुपालन कर्मचारियों को कई प्रकार के संचारों की निगरानी करना होगा, यहां तक ​​कि निजी डिवाइस या सोशल मीडिया खातों पर भी। इस क्षेत्र में कुछ प्रगति की गई है, स्मार्ट नोट्स वेब कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफार्मों को संचालित करने वाली नीतियों वाली कंपनियों की संख्या 2016 में बढ़कर 61% हो गई, जो 2015 में 50% थी। लेकिन "इन अंतराल बंद नहीं हो रहे हैं," अध्ययन में निष्कर्ष निकाला गया नए संचार चैनलों के लिए संग्रह या पर्यवेक्षण प्रणाली वाले फर्मों का प्रतिशत स्थिर रहा है, और कुछ मामलों में 2014 से 2016 तक गिर गया है।

जोखिम स्रोत

उत्तरदाताओं के 28 प्रतिशत ने कहा कि सोशल मीडिया सबसे ऊपर था कथित अनुपालन जोखिम का यहां तक ​​कि जब सोशल मीडिया पर प्रतिबंध लगा दिया जाता है, तो उत्तरदाताओं का पर्याप्त प्रतिशत कहता है कि उनके पास कम आत्मविश्वास होगा जो वे निषेधाज्ञा काम कर रहे थे। ऐसी कंपनियां जो सोशल मीडिया को संग्रहित करने की अनुमति देते हैं लेकिन हो सकता है कि वे बैठक के दायित्वों को पूरा न करें, स्मरश ने चेतावनी दी है।

नीचे की रेखा

निवेशकों की सुरक्षा के लिए डिज़ाइन किए गए सिक्योरिटीज एंड एक्सचेंज कमीशन के तहत, फर्मों को कम से कम तीन साल के लिए गैर-पुन: लिखने योग्य और गैर-इजाजत (वर्म) प्रारूपों में इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय संचार को संग्रहित करने की आवश्यकता होती है और जोखिम- पत्राचार और आंतरिक संचार की समीक्षा लेकिन संदेश वॉल्यूम और नए चैनलों में घातीय वृद्धि को देखते हुए, प्रतिधारण और पर्यवेक्षण में अंतराल को अनिवार्य रूप से देखा जाता है सीईओ स्टीफन स्मारश ने कहा, "इसे स्पष्ट रूप से दिखाने के लिए, पर्यवेक्षण टूट गया है।" (अधिक के लिए, देखें:

एसईसी रिकॉर्ड की संख्या बढ़ती है, जैसा कि जुर्माना ठहराना फ्लैट ।)