शायद आपके पास एक छोटा सा व्यवसाय है, आप व्यक्तिगत रूप से कुछ बेच रहे हैं और औपचारिक रूप से खरीदी शर्तों को देना चाहते हैं, या आपके बॉस ने आपको अपनी कंपनी या संगठन के लिए एक उपयुक्त चालान की खोज करने और बनाने के लिए कहा।

अच्छी खबर यह है कि चालान को डिजाइन करने या तैयार किए गए टेम्पलेट डाउनलोड करने के बहुत सारे तरीके हैं, जिसके लिए थोड़ा या कोई संशोधन नहीं है।

मुझे क्या शामिल करना चाहिए?

अक्सर, एक चालान भुगतान के लिए एक अनुरोध से अधिक होता है जिसे अंततः भुगतान किया जा सकता है - यह एक ऐसा दस्तावेज़ है जिसमें भुगतान शर्तें और अन्य औपचारिक समझौतों शामिल हैं एक अनुबंध की तरह ध्वनि? यह है, और यही कारण है कि आपको उचित जानकारी शामिल करना है

1। खरीदार की जानकारी किसी ने संभवत: आपको एक चालान दिया है जो खरीदार अनुभाग में आपके नाम से अधिक कुछ नहीं था छोटी खरीद के लिए, यह ठीक है लेकिन बड़े लेनदेन के लिए, यह पर्याप्त नहीं है विक्रेता के रूप में, खरीदार या ग्राहक का नाम, पता, फोन नंबर, ई-मेल, कर आईडी, खाता संख्या और अन्य किसी भी आंतरिक पहचानकर्ता की आवश्यकता सहित सभी उचित पहचान वाली जानकारी शामिल करें।

यह केवल कानूनी प्रयोजनों के लिए व्यक्ति की सही पहचान नहीं करता है, लेकिन अगर व्यवसाय में बड़ी संख्या में ग्राहकों की संख्या है, तो यह बहीखाता पद्धति तेजी से और अधिक सटीक बनाता है

2। उत्पाद या सेवा का विवरण जरूरत के अनुसार विशिष्ट रहें ताकि बाद में कोई भ्रम नहीं हो सकें।

3। राशि। यदि आप आइटम के एक से अधिक यूनिट बेच रहे हैं, तो कुल राशि केवल राशि नहीं है, बल्कि मात्रा और इकाई लागत सहित सभी शुल्कों की एक सूचीबद्ध सूची है। मदनामांकन इनवॉइस से संबंधित फोन कॉल और ई-मेल पर कट जाता है।

4। दो तिथियां: जब चालान बनाया गया था और नियत तारीख सृजन की तिथि से आपके अकाउंटिंग डिपार्टमेंट को लेन-देन को उचित माह में आवंटित करने में मदद मिलती है। देय तिथि आपको अनुबंध में लिखे जाने पर देर से भुगतान जुर्माना लागू करने की अनुमति देती है।

5। भुगतान की जानकारी। व्यक्ति को आपको कैसे भुगतान करना चाहिए? आपकी पसंदीदा विधि क्या है? अगर वे चेक के अलावा क्रेडिट कार्ड या अन्य विधि द्वारा भुगतान कर रहे हैं, क्या वे आपकी वेबसाइट पर जा सकते हैं? खरीदार विकल्प दें, लेकिन भुगतान प्रक्रिया सरल, त्वरित और परेशानी मुक्त करें।

6। उद्योग-विशिष्ट जानकारी यदि आप सेवा उद्योग में हैं - उदाहरण के लिए एक सलाहकार - आप एक परियोजना पर खर्च किए गए घंटे की संख्या शामिल कर सकते हैं। किसी भी जानकारी को शामिल करें, जो कि आपके उद्योग में मौजूद सामान्य रूप से शामिल होंगे।

7। आपकी कंपनी का नाम, संपर्क जानकारी और लोगो बस एक चालान का मतलब यह नहीं है कि आप विज्ञापन नहीं कर सकते। आप नहीं जानते कि इनवॉइस पर कार्रवाई करने वाले कितने लोग आपकी रुचि रखते हैं। अपनी संपर्क जानकारी के ऊपर अपनी कंपनी का लोगो शामिल करें। कुछ व्यवसायों में चालान के नीचे एक नोट शामिल है जो आगामी बिक्री या घटनाओं का उल्लेख करता है।

8। चालान संख्या यह आपको और खरीदार को इस विशेष बिल को ट्रैक करने देता है

महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करें

वयोवृद्ध डिजाइनरों को महत्वपूर्ण जानकारी के लिए पाठक की आंखें कैसे खींचना है। चालान पर, तीन सबसे महत्वपूर्ण हिस्से आपकी कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी, देय तिथि और राशि है। अन्य जानकारी महत्वपूर्ण है, लेकिन एक खाता-प्राप्य व्यक्ति दिखा रहा है, जो हर दिन कई चालान प्रक्रिया करता है, सबसे महत्वपूर्ण जानकारी आपके इनवॉइस को तेज़ी से भुगतान कर सकती है अगर उन्हें स्पष्टीकरण के लिए किसी और को भेजना है, तो आप भुगतान के लिए अधिक इंतजार करने जा रहे हैं।

टेम्पलेट ढूँढना

एक त्वरित Google खोज में कई विकल्प दिखाई देंगे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे कार्यक्रमों में उनके सॉफ्टवेयर में बनाया गया एक अनुकूलन योग्य टेम्पलेट होता है, और आप कार्यालय में डाउनलोड और खोलने के लिए तैयार टेम्प्लेट वाली वेबसाइट पा सकते हैं।

कैशबोर्ड - कैशबोर्ड एक डाउनलोड योग्य टेम्पलेट प्रदान करता है जिसे आप Microsoft Word में खोल सकते हैं। टेम्पलेट सरल लेकिन अनुकूलन योग्य हैं

इनवॉइसबेरी - ऑफिस, ओपन ऑफ़िस और एक्सेल के लिए टेम्पलेट्स

माइक्रोसॉफ्ट - अगर आपको लगता है कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ आने वाले टेम्पलेट को पसंद नहीं है, तो माइक्रोसॉफ्ट के टेम्प्लेट गैलरी में और अधिक विकल्पों के लिए जाएं।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अतिरिक्त, Google डॉक्स के टेम्पलेट गैलरी में से चुनने के लिए टेम्प्लेट हैं और एप्पल की उसके उत्पादकता ऐप के लिए विकल्प हैं

कुछ वेबसाइट्स आपको अपनी साइट से सीधे चालान बनाने, प्रिंट करने, बचाने और भेजने की अनुमति देते हैं। वेब ब्राउजर के अलावा अन्य कोई अन्य कार्यक्रम की आवश्यकता नहीं है

पेडर्ट-पेडर्ट एक ऑनलाइन बिलिंग प्लेटफॉर्म है। यद्यपि एक भुगतान की गई सेवा, कंपनी बिना किसी शुल्क के साधारण चालान बनाने की अनुमति देती है।

चालान - चालान आप खाता बनाने के बिना चालान बनाने और स्टोर करने की अनुमति देता है। अपने इंटरनेट ब्राउज़र के स्थानीय कैश का उपयोग करके, आप पिछले चालानों को संपादित कर सकते हैं। (यदि आप अपने ब्राउज़र के इतिहास को साफ करते हैं, तो सभी चालान खो जाएंगे।) सावधान रहें।

अन्य चालान विकल्प> पेपैल के पास अपने प्लेटफ़ॉर्म में एक मजबूत चालान वाला इंजन है, और लेखांकन ऐप्स जैसे कि QuickBooks अपने प्लेटफ़ॉर्म के अंदर इनवॉइसिंग की अनुमति देते हैं । लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करना चालान ग्राहक के खाते से जुड़ा हुआ है।

नीचे की रेखा

उस दिन को याद रखें जब व्यवसायों को किताबें मिलीं? वो दिन चले गए। आज, इनवॉइसिंग टेम्पलेट्स, ऐप और लेखा सॉफ्टवेयर की मदद से बहुत आसान है, जो न केवल इनवॉइस बल्कि उन रिपोर्टों को व्यवस्थित और जनरेट करता है जो आपको अवैतनिक चालान पर अनुवर्ती करने की इजाजत देते हैं।

कुछ पूर्व-डिज़ाइन इनवॉइस टेम्पलेट में ऊपर सूचीबद्ध सभी आइटम शामिल नहीं हो सकते हैं; सुनिश्चित करें कि आप एक को चुन लेते हैं जो आपके व्यापार या सेवा के लिए ज़रूरी है। अधिक जानकारी के लिए,

एक लघु व्यवसाय शुरू करना: रिकॉर्ड रखना