क्या आप एक पंजीकृत प्रतिनिधि हैं जो एक पंजीकृत प्राचार्य बनने की तलाश में हैं, या वर्तमान में एक पंजीकृत प्राचार्य के रूप में कार्य कर रहे हैं, वित्तीय उद्योग नियामक प्राधिकरण (एफआईएनआरए) की संचार आवश्यकताओं को रखना महत्वपूर्ण है - पूर्व में NASD) अपने दिमाग में सबसे आगे है जबकि जनता के साथ सभी संचार एफआईएनआरए के साथ दायर नहीं किए होंगे, उन्हें एनआईएसडी नियम 2211 - संस्थागत बिक्री सामग्री और पत्राचार में निहित एफआईएनआरए रिकॉर्ड की आवश्यकता के अनुसार रखा जाना चाहिए।

संस्थागत निवेशक बिक्री के लिए रिकॉर्ड की अपेक्षाओं की एक स्पष्ट परिभाषा प्रदान करने के लिए अन्य वस्तुओं में नियम 2211 की स्थापना की गई थी। इस नियम को अनदेखा करने से आपके लाइसेंस का नुकसान हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए पढ़ें कि आप और यह नियम एक साथ काम कर रहे हैं।

एक संस्थागत निवेशक कौन है? नियम 2211 किसी भी संस्थागत निवेशक को परिभाषित करता है:

• नियम 3110 (सी) (4) में वर्णित इकाई, जैसे बैंक, बचत और ऋण संघ, बीमा कंपनी या पंजीकृत निवेश कंपनी; निवेश सलाहकार अधिनियम 1 9 40 की धारा 203 के तहत या राज्य प्रतिभूति आयोग (या किसी भी एजेंसी या कार्यों की तरह काम कर रहे कार्यालय) के साथ या तो सिक्योरिटीज एंड एक्सचेंज कमीशन (एसईसी) के साथ पंजीकृत एक निवेश सलाहकार; या किसी अन्य संस्था (चाहे वह प्राकृतिक व्यक्ति, निगम, साझेदारी, विश्वास, या अन्यथा) कम से कम $ 50 मिलियन की कुल संपत्ति के साथ;
• एक सरकारी इकाई या उसके उपखंड;
• एक कर्मचारी लाभ योजना जो आंतरिक राजस्व संहिता की धारा 403 (बी) या धारा 457 की आवश्यकताओं को पूरा करती है और कम से कम 100 प्रतिभागी हैं, लेकिन इसमें ऐसी किसी योजना के किसी भी भागीदार को शामिल नहीं किया जाता है;
• धारा 3 (ए) (12) (सी) में परिभाषित एक योग्य योजना, जो कि किसी भी संस्था है जो मुख्य रूप से लगे हुए हैं या खुद को रखती है, या मुख्य रूप से निवेश करने के लिए, निवेश के व्यवसाय में पुन: निवेश या प्रतिभूतियों में व्यापार; किस्त प्रकार के चेहरे-राशि प्रमाण पत्र जारी करने के व्यवसाय में संलग्न या प्रस्तावित है, या इस तरह के व्यवसाय में लगा हुआ है और इस तरह के कोई प्रमाण पत्र बकाया है; या सिक्युरिटीज में निवेश, पुन: निवेश, मालिक, धारण या व्यापार के कारोबार में संलग्न होने या प्रस्तावित है या निवेश की प्रतिभूतियों का अधिग्रहण करने का प्रस्ताव करता है जिनकी इस तरह की जारीकर्ता की कुल संपत्ति के मूल्य का 40% से ज्यादा मूल्य है (सरकारी प्रतिभूतियों को छोड़कर और नकद आइटम) एक unconsolidated आधार पर; जिसमें कम से कम 100 प्रतिभागी हैं, लेकिन इसमें ऐसी योजना के किसी भी भागीदार को शामिल नहीं किया जाता है;
• ऐसे सदस्य के एक एफआईएनआरए सदस्य या पंजीकृत जुड़े व्यक्ति; या
• किसी भी ऐसे संस्थागत निवेशक की तरफ से पूरी तरह अभिनय करने वाले व्यक्ति

अन्य परिस्थितियों में शामिल
नियम 2211 में ऐसी स्थितियों को भी शामिल किया गया है जहां तैयारी सदस्य फर्म गैर-अनुपालन में हो सकता है अगर इसके पूर्व ज्ञान (या यह अनुमान लगाया जा सकता है) कि बिक्री साहित्य गैर-संस्थागत दर्शकों को दिखाया जाएगायह तब हो सकता है जब कोई पंजीकृत प्रतिनिधि किसी कंपनी के कार्यकारी बोर्ड या वरिष्ठ प्रबंधन को संस्थागत बिक्री का साहित्य दिखाता है। इन उदाहरणों में, पंजीकृत प्रतिनिधि का इरादा दर्शकों को उन लोगों के साथ चर्चा करना है जो बिक्री साहित्य तैयार करते हैं।

अगर पंजीकृत प्राचार्य जानता है कि बिक्री साहित्य गैर-संस्थागत दर्शकों के हाथों में आ जाएगा, तो वह अतिरिक्त स्पष्टीकरण शामिल कर सकता है, जिसमें "पारिवारिकता को सुनिश्चित करने के लिए अनुवाद करने के लिए" सादे अंग्रेजी के लिए कानूनी "अनुवाद शामिल हैं आवश्यक खुलासे का एक समुद्र

देखें: उस पत्राचार को पुश करता है लिफाफा

पंजीकृत प्रिंसिपल अनुमोदन और रिकॉर्डकिंग एनएसडी नियम 2211 पंजीकृत प्राचार्यों को निष्पक्ष संचार की समीक्षा करने के लिए मानकों के एक सेट के साथ प्रदान करता है। गैर-अनुपालन के सबसे आम क्षेत्रों में से एक मालिकाना और तृतीय-पक्ष के दावों को सिद्ध करने के लिए दस्तावेज़ीकरण की कमी है। उदाहरण के लिए, निवेश प्रबंधक अक्सर बाजार या एक विशिष्ट उत्पाद के बारे में दावा करते हैं। ये दावे बड़े पैमाने पर मात्रात्मक स्रोत (i। ई।, मॉर्निंगस्टार, इब्बॉट्सन आदि) से प्राप्त होते हैं और आसानी से दस्तावेज हो सकते हैं।

हालांकि, कई निवेश प्रबंधकों ने भी मात्रात्मक डेटा का उपयोग किया है, जिसमें विशिष्ट उत्पादों और / या बाजार के बारे में अनुभव-आधारित अनुमान शामिल हो सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप संचार में नियामकों की नजर में अनसस्थ / अनुचित दावों को शामिल किया जा सकता है।

ऐसे मामलों में जहां निवेश प्रबंधक ने एक अनसस्थ / अनवरत दावा किया है, पंजीकृत प्राचार्य को यह निर्धारित करना होगा कि निवेश प्रबंधक का अनुभव उचित है, बाजार और विशेष उत्पाद के साथ, साथ ही साथ व्यावसायिक मैनेजर के संदर्भ में स्पष्ट रूप से खुलासा करें - जरूरी तथ्य के बयान नहीं।

संस्थागत विक्रय लिटरेचर एनएसडी नियम 2211 की समीक्षा करते हुए कहा गया है कि अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अधिकांश मानकों और दिशानिर्देशों में आंतरिक नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण स्तर की आवश्यकता होती है। सामान्य तौर पर, प्रत्येक सदस्य फर्म को मालिकाना और तीसरे पक्ष के डेटा के उपयोग के बारे में लिखित प्रक्रियाओं को स्थापित करना चाहिए, जिसमें कुछ संस्थागत निवेशकों को वितरण पर सीमाएं शामिल होंगी। प्रक्रियाओं को लिखित रूप में होना चाहिए, और प्रत्येक पंजीकृत प्रतिनिधि को सूचित किया जाएगा (i.ई., आंतरिक प्रशिक्षण) इसके अलावा, सदस्य फर्मों को आंतरिक नियंत्रण की दक्षता को सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त दस्तावेज़ बनाए रखना चाहिए।

संस्थात्मक विक्रय लिटरेचर के लिए रिकॉर्डिंग एनएसडी नियम 2211 में यह भी कहा गया है कि सदस्यों को आखिरी उपयोग की तारीख से तीन साल की अवधि के लिए सभी संस्थागत बिक्री सामग्री को बनाए रखना चाहिए। फ़ाइल में उस व्यक्ति का नाम शामिल होना चाहिए जिसने प्रत्येक संस्थागत बिक्री सामग्री तैयार की है। फाइल में किसी भी सांख्यिकीय सारणी, चार्ट, ग्राफ या जनता द्वारा संचार में सदस्य द्वारा उपयोग किए गए अन्य उदाहरण के स्रोत से संबंधित जानकारी भी होनी चाहिए।

क्या एफआईएनआरए एक रिकॉकेकिंग फॉर्म है? कोई मानक फिनका रिकॉर्डकीपिंग फॉर्म नहीं है। प्रत्येक सदस्य फर्म को एक कस्टम फॉर्म बनाना होगा जो पंजीकृत प्रधानाचार्यों को प्रत्येक विशिष्ट समीक्षा और रिकॉर्ड की आवश्यकता के लिए आवश्यक ऑडियंस, उपयोग की तारीख, वितरण में मात्रा और कैसे / जब नियामक टिप्पणियां शामिल की गई हैं, के लिए खाते की अनुमति देता है।ये रूप आम तौर पर विपणन और संचार विभाग के सदस्यों द्वारा उपयोग किए जाते हैं, लेकिन उनका उपयोग अलग-अलग दलालों और वायरहाउस द्वारा भी किया जाता है।

देखें: एक लघु व्यवसाय शुरू करना: रिकॉर्ड रखना

विनियामक ऑडिट: आपके फर्म के तारकीय आंतरिक नियंत्रण का प्रदर्शन करना
रिकॉर्डकिपिंग फ़ॉर्म का प्राथमिक उद्देश्य नियामकों (एफआईएनआरए, एसईसी, राज्य बीमा और नगरपालिका बोर्ड, आदि) सदस्य फर्मों के साथ एक प्रभावी संचार लेखा परीक्षा की सुविधा प्रदान करते हैं। और क्योंकि अधिकांश व्यक्ति निवेशक बिक्री साहित्य विनियामक प्राधिकरणों के साथ दायर किए जाते हैं, आमतौर पर लेखा परीक्षा में आमतौर पर संस्थागत बिक्री साहित्य की समीक्षा की जाएगी - विशेष रूप से म्यूचुअल फंड कंपनियों और पंजीकृत प्रतिनिधियों के बीच संचार उनके उत्पादों को बेचते हैं।

नियामकों को यह देखना है कि किस प्रकार की प्रोन्नति म्यूचुअल फंड कंपनियां दलालों को विशेष रूप से संचार कर रही हैं, जो कि उत्पाद सुविधाओं और लाभों के बारे में बढ़ी हुई कमीशन और अतिरंजित या अनधिकृत दावों को बढ़ावा देते हैं; उपयुक्तता और बिक्री प्रथाओं पर सिफारिशों सहित वे यह सुनिश्चित करने के लिए मालिकाना डेटा संग्रहण और विश्लेषण पद्धतियां भी देखना चाहते हैं कि बिक्री साहित्य निष्पक्ष और संतुलित है और "चेरी-चयन" उत्पाद प्रदर्शन से रहित नहीं है।

नियामकों के साथ एक स्वच्छ रिकॉर्ड बनाए रखना एक पंजीकृत प्राचार्य के रूप में, आपका प्राथमिक लक्ष्य नियामकों के साथ एक बेदाग रिकॉर्ड बनाए रखना है। आप अपने दिमाग में सबसे आगे एक सवाल रखने के साथ एफआईएनआरए के साथ एक साफ रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं: "क्या आप एफआईएनआरए या एसईसी पैनल के सामने खड़े रहना चाहते हैं और अपने लाइसेंस को लाइन पर रखते हुए बताते हैं कि आपके द्वारा अनुमोदित संचार किया गया था अच्छी तरह से समीक्षा और बनाए रखा? " यदि आपको प्रारंभिक समीक्षा के दौरान संदेह हुआ है, या बाद की जांच के दौरान, उन संदेहों को हल करने के लिए इसे सर्वोच्च प्राथमिकता बनाते हैं

निचला रेखा रिकॉर्ड कीपिंग और समीक्षा आवश्यकताओं के लिए पंजीकृत प्रधानाचार्यों से परिश्रम की बढ़ती भावना की आवश्यकता होती है। जैसा कि आप और अधिक अनुभवी हो, आप आक्रामक विक्रय कर्मियों से लगातार दबाव से निपटने के लिए अपनी खुद की "ज़ेन-जैसी" दृष्टिकोण की खोज करेंगे - जो अपने दम पर संचार को उदारतापूर्वक विकसित करते हैं और रातोंरात अनुमोदन की उम्मीद करते हैं क्योंकि वे एक संस्थागत ग्राहक सुबह में कभी-कभी इसका मतलब है कि आपको तय करना होगा कि किस फायरिंग टीम का आप सामना करना चाहते हैं - आपका नियोक्ता या नियामक

इस विषय पर अधिक पढ़ने के लिए, एफआईएनआरए के सदस्य को नोटिस "म्यूचुअल फंड प्रदर्शन बिक्री सामग्री में शुल्क और खर्च का प्रकटीकरण" (अप्रैल 2007) और "प्राइमनल प्री-यूज स्वीकृति ऑफ़ कुछ सदस्य कॉरस्पोन्डेन्स टू सेंट टू 25 या अधिक मौजूदा खुदरा 30 कैलेंडर-दिन की अवधि के भीतर ग्राहक "(दिसंबर 2006)