सर्बान ऑक्सले अधिनियम (एसओएक्स) के मुताबिक, कंपनियों को सभी दस्तावेजों को रखने की जरूरत होती है जिसमें किसी कंपनी की नीति या प्रदर्शन के बारे में जानकारी होती है। ऑडिटिंग प्रक्रिया से संबंधित कोई भी दस्तावेज़ जिसमें किसी कंपनी के बारे में जानकारी शामिल होती है जिसे शब्दों या संख्याओं के साथ प्रस्तुत किया जा सकता है, एक दस्तावेज़ माना जाता है जिसे ऑडिटिंग उद्देश्यों के लिए रखा जाना चाहिए। इस बिंदु पर जोर देने के लिए, अधिनियम की धारा 802 पर बल दिया गया है कि दस्तावेज़ प्रतिधारण नियम कंप्यूटर, सर्वर, सहायक ड्राइव्स, ई-डेटा, वेब-साइट, जैसे किसी कंपनी के ई-मेल, ई-मेल अटैचमेंट और दस्तावेजों पर लागू होता है अच्छी तरह से सभी कंपनी के रिकॉर्ड की हार्ड कॉपी आम तौर पर स्वीकार किए जाते हैं लेखा सिद्धांतों (जीएएपी) की आवश्यकता होती है कि कंपनियां व्यवसाय के रिकॉर्ड बनाए रखती हैं
एसओएक्स के तहत, चार प्रमुख घटक हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए मिले हैं कि डिजिटल संग्रहित दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रतिधारण नीतियों को पूरा करते हैं ये घटक हैं:
- ईमेल सहित दस्तावेज़ों को 'छेड़छाड़ सबूत' होना चाहिए
- डिजिटली संग्रहित दस्तावेज़ों को पासवर्ड संरक्षित होना चाहिए, केवल पढ़ने के लिए और हटाया नहीं जा सकता है
- संग्रहीत डिजिटल दस्तावेज़ों को एन्क्रिप्ट किया जाना चाहिए और डिजिटल रूप से हस्ताक्षर किए
- डिजिटल रूप से संग्रहीत दस्तावेज़ों में तीसरी पार्टी द्वारा ऑडिट करने की क्षमता होनी चाहिए, और खोज की क्षमता है
अमेरिकन इंस्टीट्यूट ऑफ सर्टिफाइड पब्लिक एकाउंटेंट्स, एक संगठन जो कि GAAP की स्थापना के लिए अभिन्न है, में भी डिजिटल रूप से संग्रहीत दस्तावेज़ों के लिए उपयुक्त नियंत्रण के बारे में कुछ सुझाव हैं। व्यवसाय के दौरान उपयोग किए जाने वाले ईमेल और अन्य डिजिटल प्रतियों की प्रतियां, दोनों ही डिजिटल और हार्ड कॉपी में रखी जानी चाहिए। जब दस्तावेजों को डिजिटल रूप से जमा किया जाता है, तो यह आवश्यक है कि उचित आंतरिक नियंत्रण का प्रयोग किया जाए। कुछ आवश्यक आंतरिक नियंत्रण हैं कि डिजिटल दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार आईटी कर्मियों को स्वतंत्र होना चाहिए, और सुरक्षा लॉग की हार्ड कॉपी को संग्रहित किया जाना चाहिए।
एसओएक्स और ऑडिटरों के बारे में अधिक जानने के लिए, आंतरिक लेखा परीक्षकों में एक इनसाइड देखो देखें।
इस सवाल का उत्तर छीज़ोबा मोराह ने दिया था