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किसी भी नियोक्ता जो कर्मचारी के लिए $ 600 या उससे ज्यादा वर्ष का भुगतान करता है, जिसमें नॉनकाश के पारिश्रमिक रूप शामिल हैं, को प्रत्येक कर्मचारी के लिए W-2 फ़ॉर्म भरना होगा जो आय और पेरोल टैक्स के अधीन था। नियोक्ता जानकारी-रिपोर्टिंग प्रयोजनों के लिए आईआरएस के साथ डब्ल्यू 2 फॉर्म की एक प्रतिलिपि दर्ज करते हैं और प्रतिलिपि को अपने वार्षिक टैक्स रिटर्न (फॉर्म 1040, 1040 ए या 1040 ईजेड) तैयार करने और कर्मचारी की कुल आयकर देयता तय करने के लिए उपयोग करने के लिए भेजते हैं। नियोक्ता आईआरएस के साथ वाई-फाईल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से या डाक द्वारा फार्म कर सकते हैं यदि उनके पास 250 से कम विषय विषय कर्मचारी हैं; अगर उनके पास 250 या उससे अधिक विषय के कर्मचारी हैं, तो नियोक्ताओं को उनके डब्लू -2 एस इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइल करनी चाहिए।

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फॉर्म W-2 पर, नियोक्ता को अपने नियोक्ता पहचान संख्या को रिपोर्ट करना चाहिए; उनका नाम, पता और ज़िप कोड; कर्मचारी का नाम, पता और ज़िप कोड; कर्मचारी के वेतन, सुझाव और अन्य मुआवजे; संघीय आयकर जो कर्मचारी के वेतन से नियोक्ता को रोकता है (जिसे इसे आईआरएस में भेजना चाहिए था); सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा करों के अधीन कर्मचारी के वेतन की राशि; सोशल सिक्योरिटी और मेडिसर कर की रकम रोकती है; सामाजिक सुरक्षा युक्तियाँ; आवंटित युक्तियाँ; निर्भर देखभाल लाभ जो नियोक्ता को कर्मचारी की ओर से भुगतान या खर्च किया जाता है; गैर-लाभकारी योजना आय; और अन्य प्रकार की आय, जो कि नियोक्ता-प्रायोजित स्वास्थ्य कवरेज की लागत और करों के 401 (के) योजनाओं (दोनों 2014 के रूप में नांटेबल) के लिए कर योग्य नहीं हो सकती है या नहीं हो सकती है। नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के राज्य और स्थानीय आय और करों को भी रिपोर्ट करते हैं, जो डब्लू-2 के फॉर्म पर रोक लगाते हैं।

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यदि कोई नियोक्ता फॉर्म W-2 पर गलती करता है और फार्म भरने के बाद इसे पकड़ता है, तो उन्हें फॉर्म W-2c फॉर्म भरना चाहिए और प्रतियों को आईआरएस और कर्मचारी को त्रुटि को ठीक करने के लिए भेजना होगा । नियोक्ता को प्रत्येक कर्मचारी को देना चाहिए जो डब्ल्यू -2 के अधीन है, फरवरी में आमतौर पर फरवरी में (आम तौर पर 1 फरवरी) फॉर्म की एक प्रति की रिपोर्ट करना।