इसमें कोई संदेह नहीं है, आपने आम वाक्यांश सुना है, "बैठक एक ऐसी जगह होती है जहां मिनट लगते हैं और घंटे बर्बाद होती हैं। "कई, बैठकों से कई घंटे बर्बाद हो जाते हैं। वास्तव में, जब काम पर सबसे बड़ा समय वास्ता करने के लिए कहा जाता है, वेतन में किए गए 24% कर्मचारी सर्वेक्षण करते हैं। कॉम रिपोर्ट बैठकों और सम्मेलन कॉल सूचीबद्ध

श्रमिक नहीं सोचते कि बैठकें समय की बर्बादी हैं जाहिर है, वे यह भी सोचते हैं कि बैठकें उनसे जीवन को चूसते हैं। जब तक आप क्लेरिज़ेन / हैरिस पोल के परिणामों पर विचार नहीं करते हैं, तब तक यह बहुत अधिक नाटकीय रूप से ध्वनि कर सकता है जब पूछा गया कि वे स्थिति की बैठक में बैठने के बजाय क्या करेंगे, लगभग आधे (46%) ने जवाब दिया कि वे एक अप्रिय गतिविधि करना पसंद करेंगे, जैसे:

• डीएमवी पर जाएं
• बैठो और पेंट साफ़ करें
• काम करने के लिए चार घंटों के लिए खर्च करें
• रूट कैनाल से गुज़रना
• एक शीशा में अपने बाल काट लें
• पैक करें और अंटार्कटिका

आगे बढ़ो, 60% उत्तरदाताओं ने यह भी कहा कि वे वास्तविक बैठक में खर्च करने की तुलना में बैठक की तैयारी के लिए और अधिक समय बिताते हैं: वे औसत बैठते हैं 4. प्रत्येक सप्ताह स्टेटमेंट की बैठकों के लिए 4 से 6 घंटे खर्च करते हैं, और वे स्टेटस मीटिंग्स में सप्ताह में 5 घंटे खर्च करते हैं।

इसके अलावा, 35% उत्तरदाता बैठकों के दौरान स्थिति की बैठकों को समय की बर्बादी और 60% मल्टीटास्क पर विचार करते हैं।

कई कर्मचारी पहले से महसूस कर रहे हैं कि वे 24 घंटे के कार्यकर्ता बन रहे हैं, और उन्हें अर्थहीन बैठकों में समय बर्बाद करने का विचार पसंद नहीं है। हालांकि, कभी-कभी बैठकों की आवश्यकता होती है, और जब वे उचित तरीके से संचालित होते हैं तो वे उत्पादक और सहनशील हो सकते हैं-यदि आनंददायक नहीं हैं। यहां दस तरीके हैं जिन्हें आप अधिक उत्पादक बैठकें कर सकते हैं।

1। आदत को तोड़ना

सिर्फ इसलिए कि आप हर गुरुवार दोपहर को मिले हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इस रास्ते पर जारी रखने की आवश्यकता है। कुछ आदतों को तोड़ने की ज़रूरत है, और कुछ कंपनी नीतियों को फिर से लिखा जाना चाहिए। आपको एक विशेष कारण के लिए बैठक करनी चाहिए, और न सिर्फ इसलिए कि आप ऐसा करने के आदी हैं

2। अपने विकल्पों का वजन कम करें

एक मीटिंग शेड्यूल करने से पहले अपने अन्य विकल्पों पर विचार करें साप्ताहिक स्थिति की बैठकों के बजाय, शायद आप हर दूसरे सप्ताह से मिल सकते हैं विस्तृत स्थिति रिपोर्ट आपको पर्याप्त जानकारी प्रदान करने के लिए आपको यह जानना चाहिए कि बैठकों के बीच क्या हो रहा है और आप हमेशा फोन पर किसी को फोन करने के लिए चुन सकते हैं यदि आपका कोई प्रश्न है इसके अलावा, अगर आप जानकारी साझा करने के लिए मिल रहे हैं, तो उस जानकारी को ईमेल के माध्यम से भेजने के बारे में सोचें।

3। चुनिंदा बनें कभी भी मीटिंग में उपस्थित न करें "मामले में "अगर कुछ लोगों को आपकी बैठक में शामिल होने का कोई स्पष्ट कारण नहीं है, तो उन्हें आमंत्रित न करें या उनकी उपस्थिति का अनुरोध करें। उदाहरण के लिए, तकनीकी लोगों को आपकी बिक्री की बैठक में भाग लेने के लिए मजबूर न करें, बस आपको लेजर पॉइंटर के संचालन में कोई समस्या आती है।

4। अग्रिम में तैयार करें

मीटिंग का एजेंडा बनाना आपको मीटिंग के उद्देश्य से सोचने और एक अनुक्रमिक रूपरेखा तैयार करने के लिए प्रेरित करेगा।साथ ही, अपनी सभी सूचनाएं अग्रिम में एकत्रित करना सुनिश्चित करें आपको भूल गए आइटम को पुनः प्राप्त करने के लिए मीटिंग को कभी नहीं छोड़ना चाहिए, इसके अलावा, कमरे में पहले से बुकिंग करें, आरक्षण की पुष्टि करें, और कमरे की जांच करें ताकि सुनिश्चित हो सके कि आपके सभी रंगमंच (व्हाइटबोर्ड, ब्लैकबोर्ड आदि के लिए चाक आदि) ।) निर्दिष्ट स्थान पर हैं

5। सूचना प्रसारित करें

यदि बैठक में विशिष्ट सामग्रियों की चर्चा करना शामिल है, तो इन दस्तावेजों को अग्रिम रूप से भेजें तो प्रतिभागियों को सामग्रियों की समीक्षा करने और विचारों को तैयार करने के लिए बैठक से पहले बहुत समय मिलेगा। बैठक में दो या तीन प्रश्नों, टिप्पणियों या चिंताओं को लोगों से लाने के लिए पूछना यह सुनिश्चित करने का सर्वोत्तम तरीका है कि बैठक में भाग लेने वालों ने चर्चा की जा रही विषय की समीक्षा करने का समय निकाला है।

6। समय पर शुरू और समाप्ति

सभी मीटिंग में भाग लेने के लिए सभी उपस्थित लोगों ने अपने व्यस्त कार्यदिवस को रोक दिया है निर्धारित समय पर बैठक शुरू करने के लिए पर्याप्त समय का सम्मान करें। बैठक समाप्त होने पर देर से अटेंडीज़ को जानकारी दी जा सकती है इसके अलावा, अपनी आंख को घड़ी पर रखें ताकि आप बैठक को समय पर समाप्त कर सकें। इसके अलावा, ऐसा महसूस न करें कि आपको पूरे समय स्लॉट भरना होगा। यदि आप एजेंडा वस्तुओं को जल्दी पूरा करते हैं तो अटेंडीज़ को काम पर वापस जाने के लिए उन्हें इनाम दें।

7। पाठ्यक्रम रहें

बैठक को ट्रैक पर रखने के लिए एजेंडा का पालन करें क्योंकि यह समय पर समाप्त होने की कुंजी है। उपस्थित लोगों को असंबंधित विषयों को पेश करने की अनुमति न दें, जिनकी बैठक में पटरी से उतरने की क्षमता है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि अटेंडीज़ भी ध्यान केंद्रित रहें। अनुरोध करते हैं कि वे बैठक के दौरान अपने फोन, टैबलेट और लैपटॉप का इस्तेमाल करने से रोकते हैं (एक डिवाइस-मुक्त मीटिंग को एक टॉपलेस मीटिंग के रूप में जाना जाता है)

8। नियंत्रण टिप्पणियाँ

यदि बैठक का उद्देश्य समस्याओं को हल करना या नए विचारों के साथ आने का है, तो आपको समूह से राय मांगना होगा। हालांकि, उन व्यक्तित्व के साथ उपस्थित व्यक्तियों को चर्चा पर हावी नहीं होने दें। सुनिश्चित करें कि हर किसी के पास अपनी राय सुनने का समान अवसर है। इसके अलावा, कुछ बिंदुओं को बार-बार दोहराते रहें। व्हाइटबोर्ड या फ्लिपचार्ट पर मुद्दों या निर्णय लिखना समय लेने वाली, दोहरावदार प्रतिक्रियाओं से बच सकते हैं

9। सीमा पावर प्वाइंट

आप कुछ ग्राफ़, चार्ट, या बुलेट अंक पेश करने के लिए PowerPoint का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक PowerPoint- संचालित मीटिंग नहीं है दूसरे शब्दों में, अपनी सभी सूचनाएं PowerPoint में डंप नहीं करें और फिर पूरी बैठक को प्रत्येक स्लाइड पढ़ने में खर्च करें

10। ईमानदार रहें

यदि कोई निश्चित निर्णय पहले ही बना हुआ है, तो दिखावा न करें कि अटेंडीज़ को अपनी राय देने या कार्रवाई के एक कोर्स पर निर्णय लेने के लिए एक साथ बुलाया गया है। कुछ भी नहीं है कि कर्मचारियों को समय और प्रयास करने से ज्यादा अनुत्पादक महसूस होता है जब उनके इनपुट में कोई फर्क नहीं पड़ता।

नीचे की रेखा

कभी-कभी, सभाएं आवश्यक होती हैं, लेकिन कई कर्मचारी उन्हें सबसे खराब नौकरी से संबंधित कर्तव्यों में रैंक करते हैं। अपनी बैठकों को अधिक केंद्रित, प्रासंगिक और प्रभावी बनाने के प्रयास के लायक है